Thành lập văn phòng đại diện nước ngoài

Đi đôi với sự toàn cầu hóa trên thế giới, việc các doanh nghiệp mở văn phòng đại diện tại một quốc gia khác là một xu thế của hội nhập, phát triển với thế giới. Việc mở văn phòng đại diện nước ngoài đem lại không it thách thức cũng như khó khăn khi doanh nghiệp phải nghiên cứu thủ tục, hồ sơ, dịch dụ để thành lập văn phòng đó tại một quốc gia khác. Hiểu được những khó khăn trên, Luật doanh trí sẽ hướng dẫn, tổng hợp các bước cần thiết nhất để giúp các doanh nghiệp thành lập văn phòng đại diện như sau:

1.Điều kiện thành lập văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam

Thương nhân nước ngoài chỉ được cấp Giấy chứng nhận hoạt động của Văn phòng đại diện tại Việt Nam khi có đủ các điều kiện sau:

1. Công ty nước ngoài đã được thành lập, đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật của nước có tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc được pháp luật các quốc gia nước này công nhận;
2. Công ty nước ngoài đã hoạt động tại nước sở tại ít nhất 01 năm, kể từ ngày được thành lập hoặc đăng ký;
3. Trong trường hợp Giấy đăng ký kinh doanh nước ngoài có quy định thời hạn hoạt động thì thời hạn giấy phép đó phải còn ít nhất là 01 năm tính từ ngày nộp hồ sơ tại Việt Nam;
4. Nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện: tìm hiểu thị trường, xúc tiến thương mại tại Việt Nam.
5. Trường hợp nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện không phù hợp với cam kết của Việt Nam hoặc thương nhân nước ngoài không thuộc quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên, việc thành lập Văn phòng đại diện phải được sự chấp thuận của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ quản lý chuyên ngành (sau đây gọi chung là Bộ trưởng Bộ quản lý chuyên ngành).

2. Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện của công ty nước ngoài tại Việt Nam

1. Đơn đề nghị thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam;
2. Bản sao Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài được cơ quan có thẩm quyền nơi công ty nước ngoài thành lập xác nhận;
3. Văn bản bổ nhiệm người đứng đầu Văn phòng đại diện của công ty nước ngoài;
4. Bản sao báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc văn bản xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế hoặc tài chính trong năm tài chính gần nhất hoặc giấy tờ có giá trị tương đương do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền nơi thương nhân nước ngoài thành lập cấp hoặc xác nhận, chứng minh sự tồn tại và hoạt động của thương nhân nước ngoài trong năm tài chính gần nhất;
5. Bản sao hộ chiếu hoặc giấy chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân (nếu là người Việt Nam) hoặc bản sao hộ chiếu (nếu là người nước ngoài) của người đứng đầu Văn phòng đại diện;
6. Tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện bao gồm:
   • Hợp đồng thuê văn phòng và Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất của bên cho thuê (nếu thuê của doanh nghiệp cần cung cấp thêm Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh có chức năng kinh doanh bất động sản);
   • Ngoài ra, địa điểm đặt trụ sở Văn phòng đại diện công ty nước ngoài phải phù hợp với quy định của pháp luật Việt Nam về điều kiện an ninh, trật tự, an toàn vệ sinh lao động và các điều kiện khác theo quy định của pháp luật

Các tài liệu cần dịch công chứng và hợp pháp hoá lãnh sự

• Tài liệu cần hợp pháp hoá lãnh sự và dịch công chứng: Giấy đăng ký kinh doanh
• Tài cần dịch ra Tiếng Việt và công chứng:
  • Hộ chiếu của người đứng đầu Văn phòng đại diện
  • Điều lệ công ty;
  • Báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc văn bản xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế hoặc tài chính trong năm tài chính gần nhất

Lưu ý: Toàn bộ hồ sơ cấp phép thành lập văn phòng đại diện do công ty mẹ ký và đóng dấu hồ sơ. Trường hợp công ty mẹ ở nước ngoài không có dấu thì toàn bộ hồ sơ phải hợp pháp hoá lãnh sự.

3.Các bước thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam

Bước 1: Cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài:

Thời hạn hoàn thành từ 07 – 10 ngày làm việc;

Bước 2: Khắc dấu tròn của Văn phòng đại diện công ty nước ngoài

Thời hạn hoàn thành: 05 ngày làm việc;

Bước 3: Cấp Thông báo mã số thuế nộp hộ của Văn phòng đại diện công ty nước ngoài

Thời hạn hoàn thành: 05 -07 ngày làm việc.

Công bố thông tin về văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam

Trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày cấp, cấp lại, điều chỉnh, gia hạn và thu hồi Giấy phép thành lập văn phòng đại diện, Cơ quan cấp Giấy phép có trách nhiệm công bố trên trang thông tin điện tử của mình các nội dung sau:

1. Tên, địa chỉ trụ sở của văn phòng đại diện;
2. Tên, địa chỉ trụ sở của thương nhân nước ngoài;
3. Người đứng đầu văn phòng đại diện;
4. Số, ngày cấp, thời hạn của Giấy phép thành lập văn phòng đại diện, Cơ quan cấp Giấy phép;
5. Nội dung hoạt động của văn phòng đại diện;
6. Ngày cấp lại, điều chỉnh, gia hạn và thu hồi Giấy phép thành lập văn phòng đại diện.

4.Hồ sơ pháp lý cần lưu giữ trong suốt quá trình hoạt động của Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam

1. Giấy phép hoạt động;
2. Dấu, Giấy chứng nhận mẫu dấu;
3. Thông báo mã số thuế nộp hộ của Văn phòng đại diện;
4. Các hồ sơ, chứng từ như đã hướng dẫn mục trên.

Trên đây là những nội dung liên quan đến việc thành lập văn phòng đại diện nước ngoài Nếu quý khách có bất kỳ vấn đề nào còn thắc mắc vui lòng liên hệ trực tiếp với chúng tôi để được sự tư vấn từ các chuyên viên của chúng tôi.

Liên hệ Hotline:  0911.233.955  hoặc Email: [email protected]

Luật Doanh Trí rất hân hạnh được đồng hành và hợp tác cùng Quý khách!